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個人が書いても会社の責任に……ビジネス文書は、公的なコミュニケーション、証拠力、保存資料として用いられるものであるから、たとえ個人が作っても、公的な機能や強制力をもつ。
特に社外文書は、個人が書いても、その意思表示は最終的には会社としての責任をとらなくてはならないものであるから、安易に書いて出さない。
つねに上司の承認が前提になっている。
社内の取り決めに従って……社内文書の書き方は、社内で取り決めたルールがある。
たとえ成文化されたマニュアルがなくとも、所定の書式や慣行があるので、それを早く見習って覚える。
何よりだいじなのは責任をもって書くようにすることだ。
よくわからないからといって、いいかげんに書くクセがついてしまうと失敗する。
まず先輩のを見習って書く。
専門書で学ぼう……公式文書は、ある程度仕事に責任をもつようになってから書くようにする。
書き方には一般化されたルールがあるので、専門書を１冊買って、そのアウトラインを知っておきたい。
ここでは、あなたの文章が試されるが、何も文学的才能が求められるわけではない。
決まった形と決まった文句で書くのがビジネス文書の特徴であるから、専門書から学ぶのが早道である。
書き方のポイントのいくつかはあとで述べるが、まず自己流に書かないようにする。
届出は事前が原則……社員が会社に対して書いて提出するのが'届出文書である。
まず、仕事に従事する上で出す文書には、遅刻早退届、休暇欠勤届がある。
これらは事前に出すのが原則である。
不測の場合のみあとで提出するときもあるが、これは例外である。
遅刻や早退予定があったら前日までには出す。
突発的な場合でも当日には出す。
休暇届も早めに……休暇欠勤届はあまり早く出すと変に思われると考え、ギリギリになるまで出さない人があるが、それはよくない。
なるべく早めに出して、休む間の仕事の調整をきちんとしておく。
所定の用紙で期限内に……届けには結婚、住所変更、家族の出生死亡など、一身にかかわるものもある。
これらの届書は会社に所定の用紙があり、届出の期限も定められているので、それを守る。
ミスなく、要領よく……届出文書の書き方は、所定の様式に従ってミスのないように要領よくまとめる。
書く内容は「だれが、いつ、なぜ」の３つのポイントになる。
自分の名前を書き忘れる人はいないだろうが、日付の記入をつい書き落とす場合があるので注意したい。
問題は「なぜ」つまり理由の書き方である。
遅刻早退届……この場合は、悪いと思って理由をくどくど書きがちである。
ごく簡単に、かつ明確に必要な点だけを控えめに書くのがコツ。
これらの届けは、けじめとして必要なもので、むしろ口頭で直属の上司によく説明しておくことがだいじ。
説明してあれば、極端な場合「私用のため」と書いておいても通用する。
理由は簡潔に……明確に書くなら「市役所へのＯＯ手続きのため」とか「発熱頭痛のため」「○○の病気付添いのため」というように書く。
なぜ遅刻や早退してまで手続きに行ったり、付添いをしたりしなくてはならないかまでは書く必要はない。
第一義的な理由のみを書く。
詳細はきかれたら答えればよい。
この種の理由は、電報文を作るように紋切型の文句を考えて書くのがコツで、弁解がましい書き方は避ける。
休暇欠勤届……休暇はあらかじめ予定している場合は早めに出すのがエチケットであるが、これも文書でどう書くかという前に、直属の上司によく説明しておく。
文書での理由は簡単でよい。
長期休暇は連絡先を……ただし、長期にわたる休暇の場合は、連絡先を忘れずにきちんと書いておくのがポイントである。
理由は率直に……実は休んで旅行に行くのに自宅で休養すると書いたため、緊急の連絡が入ってあわてたなどという例がある。
休暇は一種の権利でもあるから、率直に理由を書き、行き先を明らかにしておき、職場に迷惑をかけないようにする。
欠勤には詳しい理由を……休暇の日数がなくて休むのが欠勤である。
これはやむをえない事晴で休むのであるから、多少詳しく、ていねいに書く必要がある。
体のぐあいが悪く、欠勤が長期になるときは、医師の診断書などの書類を添付するのが、マナーの常識である。
何日以上の病気欠勤には診断書添付と規定している会社が多い。
身上の異動変更届……この種の届けには結婚届、改姓名届、出生届、死亡届、住所変更届、扶養家族増減届、資格取得喪失届、身元保証人変更届などがある。
いずれも会社の労務人事に欠くことのできないものであるから、きちんと届ける。
この種の届出文書は会社に用紙があるので、それに従ってもれなく詳しく書き、添付書類の必要な場合は忘れないでそろえる。
申請書類は早めに……一般的な届書の中には、申請書や請求書のたぐいがある。
たとえば顧客を招待するための交際費の申請や、転勤のだめの旅費請求書などである。
これらの書類は日常業務にかかわりが深いので、スピーディに出さないと処理が遅れ、行動に支障が起きる。
記入は誤りなく……ほとんどは所定の用紙があるので、記入もれのないように項目を埋めて書く。
数字の誤りや計算違い、書きこみの不備があると突き返されるので注意する。
そのためには、メモや下書きをし、それを確認しながら書くようにする。
期日を守って……届出文書は期日を守ること。
自分では遅れてよいと思っても、結果として他に迷惑を及ぼしていたりする。
注意したい。
数多い報告文提出の機会……さきに日常業務において「報告は義務である」と述べたが、報告は文書で求められることが多い。
職場によっては日報月報の提出を求められる。
出張すれば出張報告、研修を受ければ受講報告書、会議に参加すれば会議参加報告書を求められる。
あるいは仕事によっては調査報告書、研究報告書、事故報告書なども必要となる。
これらは、どちらかといえば届書的な性格をもっている義務的な報告関連文書といえるが、もう一方にレポートと称する報告文書がある。
営業報告書 永久入歯剤「デントルビース」販売状況について 本年４月発売の「デントルピース」の販売状況について、各代理店特約店からのデータを集計してまとめた結果は下記のとおりですので、ご報告申しあげます。
1.売り上げ個数：50,000個（4 月~ 9月）2 .シェア：入歯剤としては画期的な商品なので、現況では100％シェアを誇っている。
3 .見通し：各代理店特約店とも歯科医、薬局、個人からの予約注文に殺されているような状況で、今後３ヵ月間は同様の、もしくは加速度的な売れ行きが続くものと確信する。
添付書類１通以上。
ビジネスレポートの目的……会社におけるレポートはビジネスレポートといわれるもので、販売レポート、営業レポート、企画書などがあり、その目的は上司や会社のトップがことがらを判断するための資料として用いる。
初めは見よう見まねでも……報告文書には、それぞれ固有な目的と書き方があるが、その１つ１つを覚えるより、まず書くのに慣れること。
求められる報告文を、多少我流でもよいから見よう見まねで一生懸命に書く。
頭からいやだと思いこむと、いつまでも上達しない。
少し慣れたら専門書を読むのもよい。
まず「習うより慣れろ」である。
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